Cand nimic nu functioneaza insa nu e vina nimanui

Intr-o companie, mai ales in departamentele de productie sau operationale, sunt frecvente situatiile cand apar erori in proces ce necesita rezolvare imediata. Nu de dragul de a gasi vinovati ci din dorinta de a imbunatati procesul se investigheaza incidentul pentru a gasi activitatea gresita ce trebuie supusa unei proceduri de corectie.

Astfel de situatii se pot finaliza cu concluzia "nu e vina nimanui", si totusi ceva a functionat prost. Angajatul X a predat o lucrare ce nu s-a potrivit in sistemul Y, insa in proces exista mecanismul Z care trebuia sa detecteze incompatibilitatea dar care nu a functionat pentru cazul de fata pentru ca echipa T l-a instalat intr-un format ce nu a fost niciodata testat de angajatul U.

Intrebare: a cui e vina? Vina este a managementului, insa pare ca este a niciunuia sau a tuturor. Desi fiecare trebuia sa fie backup-ul celuilalt, erorile isi croiesc cai si gasesc configuratii pentru care modelul teoretic gandit initial nu mai functioneaza. Mecanismele care au fost instalate in proces pentru a preveni astfel de situatii s-au rostogolit unele peste altele.

Intrebare: ce trebuie facut? Fiecare sa isi revizuiasca activitatile, iar mecanismele automate trebuie corectate. Cazul intalnit trebuie sa poata fi rezolvat din orice stagiu al procesului refacut.

Erorile tind sa se distribuie in organizatie in mai multe noduri (grupuri, persoane) sub forma de neintelegeri, nesincronizari, nealinieri. Vinovat de aparitia erorilor nu este nimeni pentru ca acestea sunt umane si normale pana la un punct in orice organizatie. Insa vinovat de distributia erorilor in diverse locatii pana la punctul in care nimeni nu mai este vinovat de nimic, este managementul.

Managementul trebuie sa acorde o permanenta atentie catre sarcinile angajatilor, responsabilitati, competente, relatii, comunicare, ierarhie, desfasurare, organizare, control, evaluare, obiective. Nu numai ca doar asa sunt prevenite cazurile "nu e vina nimanui", ci doar asa sistemul organizational este structurat corect, aliniat corect, intr-o configuratie prin care poate functiona la eficienta si economicitate maxima.

Se intampla ca in multe companii lucrurile sa mearga prost intre echipe, intre departamente, intre doi manageri, intre manager si subalterni, in procesele de munca in general, si toate aceste probleme sa fie din cauza unor erori de organizare. Erori mici dealtfel, dar multe si distribuite in toate procesele pana la limita observabilului.

Ce poate fi mai rau decat procese in care se ascund erori? Raspuns: procese care nu implementeaza etapele corecte dar si lipsa unor procese; acestea doua sunt raiul erorilor in care se pot ascunde de voie fara sa fie observate.

Sunt ferm convins ca orice eroare introdusa de un angajat are o eroare corespondenta in sistemul de management al companiei: organizational, decizional, metodologico-managerial, informatic si de resurse umane. La fel de convins sunt ca eroarea a aparut mai intai in acest sistem inainte sa apara la angajat.