Ce isi imagineaza subalternii ca face un project manager si ce face el cu adevarat

Postul de project manager este ravnit de foarte multi, iar acest lucru se datoreaza unor mituri care circula prin lumea corporatista. Postul de project manager este un fel de destinatie sacra, in viziunea lor, la care doar cei mai buni au acces, alesii cum ar veni, care duc o viata plina de lucruri frumoase:

• se bucura de aprecierea membrilor echipei, a clientilor, a sefilor mai mari
• au salariul mai mare
• nu muncesc, sau muncesc foarte putin
• detin puterea, autoritatea
• au contact cu clientul, adesea deplasari pe banii firmei
• tot ce fac este sa spuna altora ce sa faca

Partea pe care poate nu o stiai este ca toate acestea, cu exceptia catorva, sunt doar mituri. Si chiar daca unele sunt adevarate, viata unui project manager este atat de complicata incat nu se poate bucura de punctele plus ale meseriei. Pentru a intelege mai bine ce face un project manager trebuie sa stim cum a luat fiinta acest post.

Initial, in lumea companiilor, existau doar departamentele de marketing si business analisti. Aceste departamente trimiteau pe larg specificatiile catre departamentul de dezvoltare, care departament nu avea sefi ci doar oameni tehnici care trebuiau sa implementeze solutiile. Cu timpul, proiectele au inceput sa se mareasca in dimensiune, si a fost nevoie ca mai multi oameni tehnici sa lucreze impreuna la acelasi proiect, fara un leader sau project manager. Acest lucru bineinteles ca nu a functionat, pentru ca:

1. oamenii tehnici nu se intelegeau intre ei privind anumite directii de dezvoltare
2. unii se pricepeau mai putin si nu era desemnat nimeni care sa ii invete
3. altii aveau intarzieri prea mari sau probleme multiple cu solutia dezvoltata
4. nimeni nu isi asuma responsabilitatea de solutia ca un tot intreg, iar atunci cand apareau probleme de functionare toti dadeau vina pe celalalt

Ca toate aceste probleme sa dispara, s-a inventat postul de project manager. Rolul acestuia era sa planifice, sa imparta munca, sa coordoneze, sa creeze un drum de dezvoltare, sa tina evidenta progresului, sa antreneze oamenii si sa ii uneasca, sa multumeasca clientul, sa analizeze schimbarile, sa priveasca solutia de ansamblu, sa asigure calitatea produsului, sa asigure resursele necesare, etc. In mare, sa faca ceea ce ceilalti membrii ai echipei nu puteau sa faca singuri ca un tot unitar.

Responsabilitatile si atributiile unui project manager difera de la companie la companie, insa meseria de project manager nu este una usoara si este destinata doar oamenilor care au anumite abilitati. Puterea investita intr-un project manager nu are menirea de a-i servi spre bunul plac al acestuia, ci spre obtinerea de rezultate in interesul companiei. Desi munca lui nu este vizibila, este considerabil de mare si necesita abilitati speciale. Salariul mai mare vine sa compenseze efortul depus. Este adevarat ca managerii nu muncesc pe linia de productie, insa ei nu sunt angajati sa fac asta, iar daca o fac, se departeaza de scopul pentru care au fost pusi acolo. Project managerii aduc valoare coordonand echipa si problemele, nu participand la rezolvarea lor si fiind un membru al echipei.

In continuare, iata ce face un project manager cu adevarat:

• Tine echipa departe de deranjul continuu care vine de la managementul superior, clienti, stakeholderi. In acest fel echipa se poate concentra fara sa fie distrasa de cerinte aberante, intrebari care defocuseaza, task-uri rapide pe langa proiect, apeluri de suport.
• Traduce cerintele vagi si documentele greu de inteles in specificatii clare pentru echipa de dezvoltare, care nu are abilitatea sa faca acest lucru.
• Pune in legatura membrii proiectului, conectand modulele, facilitand munca si ajutorul reciproc. Daca PM-ul nu ar face-o, oamenii nu s-ar sinroniza de la sine ca lucrurile sa mearga spre bine.
• Creaza arhitectura in ansamblul ei. PM-ul este si un bun arhitect. Isi asuma responsabilitatea arhitecturii create. Daca nu ar face-o el, un membru al echipei cu siguranta nu ar face-o.
• Rezolva problemele majore ale echipei, in mare parte prin decizii. Cu siguranta, echipa nu se auto-sincronizeaza pentru a rezolva aceste probleme, ci fie s-ar bloca, fie ar da vina unii pe altii.
• Tine evidenta progresului si raporteaza progresul catre managerii superiori. Daca proiectul prezinta riscul de a intarzia, PM-ul trebuie sa ia decizii pentru a-l termina la timp.
• Creaza documentatie, specificatii pentru release, sheme logice si alte documente necesare pentru indosariere la proiect. O munca plictisitoare uneori dar necesara pentru ca cei care iau contact pentru prima data cu produsul si vor sa inteleaga cum functioneaza.
• Instruieste clientii sau departamentul de sales si marketing in legatura cu utilizarea produsului final. Asta deoarece are si cunostinte despre produs si piata, iar el este cel care a gandit functiile produslui bazandu-se pe specificatiile initiale.
• Evalueaza personalul. Personalul trebuie evaluat de cineva.
• Participa in sedintele directorilor pentru a ajuta la stabilirea directiilor pe termen lung, pentru a prezenta produsul prezent sau pentru a prelua noi directii de dezvoltare. Cineva trebuie sa faca si asta.
• Asigura calitatea produsului final. Daca PM-ul nu ar face-o, dezvoltatorii ar crea functii foarte greu de inteles pentru utilizatori.
• Rezolva conflictele personale dintre membrii echipei. Rolul PM-ul este sa uneasca oamenii sub un scop comun, sa elimine impedimentele si neintelegerile dintre ei.
• Preia responsabilitatea fata de proiect. In cazul in care superiorii sunt nemultumiti, sau clientii sunt nemultumiti, sau apare vreo problema functionala, PM-rii se autosesizeaza si rezolva problemele impreuna cu echipa.

Toate punctele enumerate mai sus reprezinta munca de fiecare zi a unui project manager. "Aceste lucruri sunt usor de facut. Si eu le pot face, si oricine le poate face.", ati putea zice. Adevarat si nu chiar. Ele necesita un anumit tip de personalitate. Lucrul cu oamenii nu este tocmai usor iar adevarata provocare intr-un proiect este cand toate punctele enumerate mai sus cad pe umerii tai intr-o perioada scurta. Cei care dezvolta au un singur lucru de facut, si anume sa se concentreze la un anumit moment pe un anumit task. Project managerul are o multitudine de probleme de rezolvat in acelasi timp, responsabilitatea lui este mare iar timpul asociat proiectului se scurge foarte repede.